Sacar el club del Excel del tesorero saliente

Casi todos los clubes amateurs empiezan igual: una hoja por equipo, una columna por mes, verde pagado, rojo pendiente. Y funciona. Funciona con treinta socios y un tesorero que lleva cuatro años.

Se rompe siempre por el mismo sitio: el club crece o el tesorero se va. Normalmente las dos cosas el mismo verano.

Los cinco fallos clásicos, por orden de aparición

1. La fila fantasma. Alguien se dio de baja en noviembre y su fila sigue ahí. Se arrastra tres temporadas, cuadra mal los totales y nadie se atreve a borrarla por si acaso.

2. El pago contado dos veces. Un ingreso que aparece en la hoja de cuotas y en la de tesorería. No es un error de suma: es que el mismo hecho está escrito en dos sitios y nada obliga a que coincidan.

3. El pago a medias. El padre paga 80 de los 150. En un Excel eso se resuelve con un color inventado o con una nota en un comentario que nadie ve al filtrar.

4. Los conceptos mezclados. Cuota de temporada, licencia federativa, autobús del desplazamiento y material acaban en la misma columna llamada «pagos», y cuando en la asamblea alguien pregunta cuánto se gastó en viajes, la respuesta es una tarde de trabajo.

5. La versión. cuotas_2026_FINAL_v3_ok.xlsx. Todo el mundo sabe cómo acaba esto.

Lo que hay que decidir antes de migrar a nada

Migrar sin decidir esto es cambiar de sitio el problema:

• Qué es un socio y qué es un jugador. No siempre coinciden. El jugador que no paga cuota porque está becado sigue siendo jugador. El socio que no juega sigue pagando.
• Cuál es la unidad de cobro. Por temporada, por trimestre, por mes. Elegir mal esto obliga a rehacer los conceptos a mitad de año.
• Quién puede ver el dinero. En un Excel compartido, quien tiene el enlace lo ve todo: las cuotas de todos y lo que cobra cada entrenador. Ese es el fallo de privacidad más común en un club amateur, y nadie lo ve como un fallo hasta que sale.
• Qué pasa con los menores. Quién es el tutor, qué ha consentido y dónde consta. En una hoja de cálculo esto no consta en ninguna parte.

Cómo se migra sin perder la temporada

No migres el histórico. Es la tentación y es el error. Cinco temporadas de hojas con criterios distintos no se limpian: se archivan.

1. Cierra la temporada actual en el Excel. Hasta el final. Sin migrar nada.
2. Empieza la siguiente en el sistema nuevo, con el alta de socios desde cero.
3. Guarda el Excel viejo en PDF además de en su formato. Dentro de tres años, el .xlsx con macros no lo abre nadie, y el PDF sí.
4. Convive un mes. El primer mes apunta en los dos sitios y compara. Si no cuadran, todavía estás a tiempo de entender por qué.

La pregunta que hay que hacerle a cualquier herramienta

Antes de meter la temporada entera en algo, pregunta esto y exige respuesta concreta:

¿Cómo saco todos mis datos si me voy?

Si la respuesta es «tenemos exportación» sin decir de qué, en qué formato y si sale entera, la respuesta es que no. Un CSV de las cuotas y otro de la tesorería, completos y con todas las filas, es el mínimo que un club debería exigir antes de firmar nada.

Y si la herramienta te contesta que la exportación puede truncarse pero te avisa cuando ocurre, eso es mejor señal que un «sí» sin matices: significa que alguien pensó en el caso malo.