Convocatorias de club sin cadenas de WhatsApp

El delegado escribe el martes: «Sábado a las 10, campo municipal, confirmad». A las once de la noche hay treinta y un mensajes, cuatro pulgares arriba, dos «yo creo que sí», un audio de minuto y medio y una foto de un perro. El sábado aparecen dieciocho.

No es culpa de nadie. Es que un grupo de mensajería está diseñado para conversar y una convocatoria es una lista de personas con un estado cada una. Son dos cosas distintas y una no se convierte en la otra por mucha buena voluntad que le pongas.

Los tres fallos que se repiten en todos los clubes

1. El sí se pierde entre los mensajes. Alguien confirma a las 18:40. A las 19:00 hay otros nueve mensajes sobre las botas de tacos. Ese sí ya no existe operativamente: para recuperarlo hay que subir, leer y contar.

2. Nadie sabe quién no ha contestado. Y es el dato que de verdad importa. Los que dicen que sí se apuntan solos; el trabajo está en perseguir a los ocho que no han abierto el mensaje. En un grupo, esos ocho son invisibles.

3. La encuesta cuenta, pero no dice quién. Las encuestas de WhatsApp mejoran algo la cosa y siguen sin resolverlo: te dan un número, se entierran igual que cualquier otro mensaje, no avisan al que no ha votado, y no van pegadas al evento. Si cambias la hora, la encuesta sigue diciendo lo que decía.

Qué tiene que cumplir una convocatoria para servir de algo

Sin hablar todavía de herramientas. Si montas esto en una hoja de cálculo compartida y funciona, adelante:

• Va pegada al evento. La fecha, la hora, el sitio y las respuestas viven juntos. Si hay que abrir otra cosa para saber quién viene, ya lo has perdido.
• Tiene tres estados, no dos. Sí, no, y todavía no ha contestado. El tercero es el que genera trabajo, y por eso es el que hay que ver primero.
• El no lleva motivo. No para fiscalizar a nadie: para que el cuerpo técnico distinga «trabajo el sábado» de «me duele el gemelo», que son dos problemas muy distintos, y uno de ellos es del preparador físico.
• Se dirige al grupo correcto. El Senior no tiene que enterarse de lo del Cadete. Si convocas a todo el club, la mitad aprende a ignorar los avisos, y a partir de ahí ya no lees ninguno.
• Recuerda sola. El día antes, a quien no ha contestado. Sin que nadie tenga que acordarse de perseguir a nadie.

El error de diseño que casi todos cometemos

Convocar a cuarenta y esperar que se apunten veintitrés no es lo mismo que elegir veintitrés y avisarles. La segunda opción parece más ordenada y es una trampa: te obliga a decidir la alineación antes de saber quién está disponible, y acabas rehaciéndola tres veces.

Lo que funciona es convocar a la categoría entera, mirar quién puede, y decidir después. La disponibilidad es un dato de entrada, no una consecuencia.

Si el club tiene menores

Cambia todo. El que contesta no es el jugador, es el tutor; hace falta tener registrado quién es y qué ha consentido; y un grupo de WhatsApp con doce críos y sus padres es, además de ingobernable, un problema de protección de datos que nadie del club quiere tener.

Cualquier sistema que montes tiene que contemplar que la persona que responde y la persona que juega pueden ser distintas.

Y una prueba honesta de si tu sistema funciona

El viernes a las diez de la noche, sin abrir el teléfono y sin preguntar a nadie: ¿sabes cuántos vienen mañana y quién falta por contestar?

Si la respuesta es «tengo que mirarlo», da igual la herramienta que uses. Todavía no lo has resuelto.